Digitalisierung im Rathaus Gemeinderäte werden digitaler

In Vaihingen heißt es bald Bildschirm statt Papier. Wie die Stadt mitteilt, wird der Stadtteilausschuss, der am 2. November tagt, das erste Gremium sein, dass komplett papierlos arbeitet. Das soll danach für alle Gremien gelten. Momentan befinden sich Verwaltung und politische Gremien mitten in der Umstellungsphase. 38 Tablets wurden für die politischen Vertreter, die Ortsvorsteher und die sachkundigen Bürger geleast, die nun an den Geräten geschult werden. Die zwei Sitzungsrunden bis November laufen in der bekannten Papierform und digital: „Wir wollen den September und Oktober dazu nutzen, die Gemeinderäte, aber auch unsere Mitarbeiter zu schulen. So soll eine reibungslose digitale Umstellung im November gewährleistet werden“, sagt Oberbürgermeister Gerd Maisch.

Die BZ hat sich umgehört, wie es in anderen Städten und Gemeinden um die Digitalisierung der Ratsarbeit bestellt ist.

In Bietigheim-Bissingen gibt es bereits seit 2017 ein Ratsinformationssystem mit Dienst-Tablets für die Mitglieder des Gemeinderats. „Zunächst nahmen 28 Mitglieder an diesem Service teil, seit der Wahl 2019 sind es 30. Die Tablets werden stets nur für die Amtszeit gewährt, sie dürfen nach dem Ausscheiden aus dem GR nicht behalten werden“, sagt die Sprecherin der Stadt, Anette Hochmuth. Zur neuen Wahlperiode wurden die Tablets der ersten Generation gegen neue getauscht, die eine bessere Handhabung und mehr Service erlauben. Die Kosten beliefen sich für die erste Generation auf rund 20 000 Euro, für die zweite Generation auf rund 35 000 Euro. Die Altgeräte wurden allerdings nicht „verschrottet“, sondern sind innerhalb der Verwaltung weiterhin im Dienst. Da die Unterlagen jederzeit verfügbar sind, gebe es weniger Aufwand beim Material und bei dessen Verteilung, nennt Hochmuth als Vorteile.

Wann sich die Anschaffungskosten – etwa durch Ersparnisse beim Papier – amortisiert haben, lasse sich daraus allerdings nicht errechnen. Denn der Mehrwert über die zusätzlichen Serviceangebote wie digitale Recherchen, gesichertes System und schnelle Zustellung von Informationen bedeute eine neue Qualität in der Gemeinderatsarbeit, die sich nicht beziffern lasse.

760 Euro pro Tablet

Noch länger digital ist der Gemeinderat in Sachsenheim unterwegs. Laut Stadtsprecher Matthias Friedrich gibt es dort schon seit 2014 Dienst-Tablets für die Ratsmitglieder. Nach zwei Jahren, so die Berechnungen in Sachsenheim, haben sich die Tablets amortisiert. Derzeit haben 26 Gemeinderäte und vier Ortsvorsteher Tablets. „Die Abläufe sind schneller und transparenter. Der Papierverbrauch wurde deutlich gesenkt“, sagt Friedrich zu den Vorteilen der fast 760 Euro teuren Elektrogeräte. Auch in Sachsenheim seien alle mit der Technik zufrieden. Als Nachteil sieht Friedrich lediglich den Betreuungsaufwand für die Technik und die notwendige Schulungen für neue Mandatsträger.

Noch nicht so weit ist man dagegen in einigen kleineren Gemeinden wie Ingersheim. Dort bringt derzeit die Amtsbotin den Räten die ausgedruckten Unterlagen noch nach Hause. „Wir legen Wert auf eine ausführliche und transparente Aufarbeitung der jeweiligen Themen, so dass sich jedes Mitglied des Gemeinderats entsprechend auf die Sitzung vorbereiten kann“, sagt Bürgermeisterin Simone Haist.

Ingersheim will auch Tablets

Vorlagen in Papierform seien unabhängig von der technischen Ausstattung vor Ort und könnten auch bei technischen Störungen genutzt werden. Dennoch möchte man auch Ingersheim digitaler werden: „Die Einführung eines elektronischen Ratsinformationssystems ist auch in Ingersheim angedacht und wir planen es für das Jahr 2021 ein“, sagt Haist.

Man sei im Rathaus überzeugt davon, auf die digitale Ratsarbeit umzustellen, da damit auch die Abläufe verwaltungsintern optimiert werden könnten. Die Einführung müsse allerdings im Rahmens eines guten Konzepts vorbereitet werden und nicht zuletzt müssten für die Tablets auch Mitteln in den Haushalt eingestellt werden, so die Bürgermeisterin weiter.