Gemeindeverwaltung Kirchheim Mehr Bürgerservice durch Digitalisierung

Die Verwaltungsspitze in Kirchheim arbeitet seit 2021 zusammen mit der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg daran, durch Digitalisierung alltägliche Prozesse für den Bürger und die Verwaltung zu vereinfachen und damit die Gemeinde zukunftsfähig in all ihren Abläufen zu machen. Seit 2021 läuft die Kooperation mit Studenten der Hochschule unter Federführung von Prof. Dr. Claudia Schneider und Prof. Dr. Birgit Schenk „Zukunftsfähige Gemeindeverwaltung Kirchheim: bürgernah digitalisiert.“

Geschäftsprozesse analysiert

Zunächst analysierten die Studenten zentrale Geschäftsprozesse aus der Perspektive der Bürger und der Verwaltungsmitarbeiter. Dann stellten Studenten an der Hochschule Ludwigsburg eine Strategie für eine weitere Digitalisierung auf die Beine, angepasst an die Anforderungen in Kirchheim. Inzwischen werden Prototypen im Bürgerservice umgesetzt. Schneider und Schenk berichteten in der Gemeinderatssitzung am Donnerstagabend über das Projekt. „Wir wollen die Verwaltung zukunftsfähig umbauen, ein Aspekt ist die Digitalisierung, das heißt Technologisierung, zur Optimierung der Geschäftsprozesse, Agilisierung von Organisation und die Personalentwicklung dazu. Ausgehend von der Ist-Analyse überlegen wir uns den Soll-Prozess“, erklärt Claudia Schneider. Ziel sei es, neue Wege zu erproben und Stück für Stück die Strukturen zu verändern, daher die Laufzeit von fünf Jahren.

Großer Nachholbedarf

Die Organisationsstruktur hatten die Studenten anhand eines Fragebogens und mit Hilfe von begleitenden Interviews analysiert. 83 Prozent der Befragten gaben ein Selbstbild der Mitarbeiter anhand des Fragebogens ab. Schneider: „In Sachen Bereitschaft und Offenheit für Fortbildung ist die Gemeinde gut unterwegs. Nachholbedarf bestehe beim Weg vom kleinteiligen papierbasierten Geschäftsprozess zu dem, was Banken uns in der Geschäftsentwicklung längst vorleben, in der strategischen Steuerung und in der Technologie. Jedes Amt arbeitet bisher für sich.“

Corona habe da zwar einen Push gegeben, IT anzuschaffen, doch das reiche noch lange nicht, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Eine gute Ausgangsbasis hat die Verwaltung im Bezug auf den Willen der Mitarbeiter. Der Nachholbedarf, die alte Welt in die neue zu überführen, sei ähnlich groß wie in anderen Gemeinden.

Ämterübergreifend planen

Nun haben die Akteure die Verbesserung der Prozesse mit Kundenkontakt im Visier. Als Grundlage dient die Transparenz zwischen Gemeinde und Bürger durch die Homepage, durch E-Mail-Kontakt und durch Apps. Bürger werden dadurch mehr in kommunale Entscheidungsprozesse einbezogen. Interviews mit 27 Mitarbeitern belegen eine große Bereitschaft, sich individueller Anliegen der Bürger anzunehmen. Handlungsbedarf sehen Mitarbeiter bei längeren Öffnungszeiten und bei der Online-Antragsbearbeitung trotz Online-Zugangsgesetz. Denkbar sei für die Befragten auch, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Schneider: „Wir wollen raus aus der Verantwortlichkeitsstruktur hin zu übergreifender Zusammenarbeit. Wir wollen künftig ämterübergreifend planen.“

Am Montag gab es für die Projektmanager der Verwaltung einen Workshop zu zentralen Geschäftsprozessen: Kindergartenanmeldung, Ausweisbestellung, Anmeldung und Hundesteuer. Der Bürgerservice soll künftig zur Drehscheibe für die Gemeinde werden, um den Interaktionsaufwand für die Bürger zu reduzieren. Claudia Schneider denkt an eine proaktive Verwaltung, die Bürger darauf hinweist, dass zum Beispiel ihr Ausweis abläuft. Außerdem soll der Bürger sämtliche Anliegen im Bürgerservice bei einem Mitarbeiter erledigen können. Auch Bürgerdaten sollen nur noch einmal erfasst werden. „Ämter-Hopping“ ist dann Geschichte.

Schnell Wirkung erreichen

Schneider: „Ziel ist auch die Verbesserung der internen Kommunikation, um die Informationsflut zu beherrschen und Doppelarbeit zu vermeiden.“ Dazu gebe es erste Prototypen im Kirchheimer Bürgerservice. „Dort können wir schnell eine Flächenwirkung in der Bürgerschaft erreichen“, so die Professorin.

  Susanne Yvette Walter