Die Sachsenheimer Stadtverwaltung will 2025 deutlich digitaler werden. Das soll für schnellere Verwaltungsabläufe sorgen, wie Inga Mollerus, Fachbereichsleiterin Verwaltung und Teamleitung Zentraler Service, in der jüngsten Sitzung des Verwaltungsausschusses erläuterte. Außerdem sind zusätzliche Funktionen geplant wie die Online-Anmeldung für Kitas und digitale Terminbuchungen, die den Bürgern zusätzlichen Service bieten sollen. Auch die Website der Stadt wird neu aufgesetzt.
Sachsenheim Sprung ins digitale Zeitalter
Von John Patrick Mikisch 19.11.2024 - 08:27 Uhr
„eAkte“ statt Papier, automatisierte Abläufe und Intranet: Die Verwaltung will digitaler werden. Davon sollen die Bürger profitieren.
Verwaltung soll effektiver werden
Die Digitalisierung der Stadtverwaltung besteht aus einem ganzen Bündel von Vorhaben, die zusammen etwa 144.000 Euro kosten sollen. Einige sind bereits in der Umsetzung, wie Mollerus ausführte. Allen voran die Einführung der elektronischen Akte, kurz „eAkte“.
Die gleichnamige Projektgruppe arbeitet seit 2023 daran, bis Ende des Jahres sollen alle Teams der Kernverwaltung auf die „eAkte“ umsteigen. Sie soll, wo rechtlich möglich, die Papierakte ersetzen. Vorteile sind demnach unter anderem die einfachere Archivierung und die längerfristige Aufbewahrung.
Mehr Effektivität verspricht sich die Stadtverwaltung auch von der Einführung eines elektronischen Posteingangs. Dafür soll die eingegangene Post künftig gescannt und im digitalen Dokumentenmanagementsystem auf elektronische Postkörbe verteilt werden.
Das soll Laufwege und Bearbeitungszeiten verkürzen, zumal die Dokumente so auch für Mitarbeiter im Homeoffice zugänglich werden. Weiterer Vorteil: Zugangsrechte und Nachverfolgung sind einfacher nachvollziehbar, so Mollerus. Nach eine Testphase sollen bis Ende 2026 alle Teams und Außenstellen an den digitalen Posteingang angeschlossen sein. Spätestens bis Mitte 2025 soll zudem die Rechnungsbearbeitung digital sein.
Bereits seit September möglich ist die elektronische Wohnsitzanmeldung. Die digitale Signatur von Ausweisdokumenten gibt es sogar seit Dezember 2023. Zum 1. Mai soll ein digitaler Fotoapparat am Standort im Äußeren Schloss und der Verwaltungsstelle Hohenhaslach folgen.
Mehr Service für die Bürger
Weitere Funktionen sind mit dem neuen Internetauftritt der Stadt verbunden, der für März geplant ist. Dieser soll unter anderem ein Modul für die Online-Anmeldung für Kitas beinhalten, einen digitalen Termin-Service, um Wartezeiten zu verkürzen sowie einen Server für Formulare anbinden. Teil des neuen Internetauftritts ist auch eine App, über die Bürger Mängel wie Straßenschäden und Ähnliches melden können. Diese sollen per KI automatisch beim zuständigen Team landen, so Mollerus. Die Stadt verspricht sich davon eine schnellere Bearbeitung.
Ebenfalls mit der Website verknüpft werden soll das künftige Intranet der Stadtverwaltung. Bislang hat sie keines. Bis 2026 soll zudem flächendeckend eine elektronische Zeiterfassung eingeführt werden. Deutlich früher, nämlich spätestens im Frühjahr 2025, ist zudem ein volldigitalisiertes Bewerbermanagement geplant.
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